Protokół przekazania książek na makulaturę – PDF, bezpłatny wzór do pobrania

Protokół przekazania książek na makulaturę – PDF do pobrania, bezpłatny formularz

Brak jednolitego dokumentu przy wycofywaniu zniszczonych lub nieaktualnych książek może utrudnić wykazanie, co zostało przekazane do dalszego zagospodarowania. Przygotowany formularz pozwala uporządkować czynność i zapisać najważniejsze dane dotyczące materiałów bibliotecznych przeznaczonych na makulaturę. Po pobraniu pliku można uzupełnić go informacjami o jednostce, składzie komisji, liczbie egzemplarzy oraz przyczynie wycofania. Dokument sprawdza się jako zapis przekazania książek, które nie nadają się już do użytkowania, a także jako element dokumentacji prowadzonej przez bibliotekę szkolną. W określonych sytuacjach dokumentacja biblioteczna obejmuje również przekazanie materiałów do szkoły, do której uczeń został przyjęty, wraz z wydaniem arkusza ocen.

Protokół przekazania książek na makulaturę – zastosowanie

• dane szkoły, biblioteki lub innej jednostki przekazującej materiały;
• miejsce na datę sporządzenia dokumentu oraz oznaczenie komisji;
• wykaz książek, podręczników albo innych materiałów przeznaczonych do wycofania;
• liczbę przekazywanych egzemplarzy i opis ich stanu lub przyczyny usunięcia;
• pola na podpisy osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie i odbiór materiałów.

Przed podpisaniem formularza warto porównać wpisane dane z ewidencją biblioteczną, aby liczba egzemplarzy i oznaczenia dokumentów były zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku większej partii książek pomocne jest dołączenie osobnego wykazu, szczególnie gdy pozycje różnią się tytułem, rokiem wydania lub liczbą sztuk. Protokół może zostać wykorzystany przy porządkowaniu księgozbioru, dokumentowaniu decyzji komisji oraz przekazaniu materiałów podmiotowi odbierającemu makulaturę. Po uzupełnieniu powinien zostać podpisany przez osoby wskazane w wewnętrznych zasadach jednostki i przechowywany razem z pozostałą dokumentacją biblioteki. Plik PDF nadaje się do wydruku, ręcznego wypełnienia lub przygotowania wersji elektronicznej przed zatwierdzeniem. Tak uporządkowany zapis ułatwia późniejsze wyjaśnienie, kiedy, dlaczego i w jakiej ilości książki zostały wycofane z użytkowania.